Einführung in das Projekt „Online Händler 365 GmbH“

In diesem Leitfaden begleite ich dich Schritt für Schritt beim Einstieg in Odoo – von der ersten Idee bis zur lauffähigen Instanz für dein Unternehmen.

Als Beispielprojekt dient die „Online Händler 365 GmbH“: ein fiktives, aber bewusst breit aufgestelltes Unternehmen, das Produkte einkauft, verkauft, selbst herstellt und zusätzlich Dienstleistungen anbietet. Damit bildet es viele typische Anforderungen kleiner und mittelständischer Betriebe ab.

Aktuell ist die Online Händler 365 GmbH noch ein Ein-Personen-Unternehmen. Gerade deshalb ist eine professionelle, zentralisierte Unternehmenssoftware entscheidend, um von Anfang an saubere Prozesse, Transparenz und Skalierbarkeit sicherzustellen. Ziel ist es, eine Lösung einzuführen, die mit dem Unternehmen wachsen kann – bis hin zum ausgewachsenen Mittelständler.

Warum Odoo als All-in-One-Business-Software?

Für ein Unternehmen mit so breit gefächerten Aktivitäten liegt der Einsatz einer integrierten All-in-One-Lösung auf der Hand. Odoo bietet genau das: Eine modulare Plattform, mit der sich nahezu alle Geschäftsprozesse – von Vertrieb und Einkauf über Lager und Produktion bis hin zu Dienstleistungen – abbilden lassen.

In dieser Blogserie zeige ich dir, wie du Odoo in Betrieb nimmst, grundlegend einrichtest und für deinen Alltag nutzt. Du liest mit, während ich im Hintergrund die eigentliche Arbeit erledige: Installationen, Konfigurationen und erste Testprozesse. So kannst du die Schritte bequem nachverfolgen und direkt auf dein eigenes Unternehmen übertragen.

Community vs. Enterprise: Die grundlegende Entscheidungsfrage

Bevor wir mit der eigentlichen Einrichtung beginnen, steht eine zentrale Entscheidung an: Welche Odoo-Variante ist für dein Unternehmen die richtige – Community oder Enterprise?

Odoo bietet derzeit zwei Hauptlinien:

  • Die Community Edition: Open Source, lizenzkostenfrei, mit einer soliden Basis an Funktionen.
  • Die Enterprise Edition: kommerzielle Version mit erweitertem Funktionsumfang und zusätzlichen Komfortfunktionen, inklusive Support durch Odoo.

Odoo umfasst aktuell rund 70+ Apps (Module), mit denen sich unterschiedliche Geschäftsprozesse modellieren lassen. Ein wesentlicher Teil dieser Funktionen ist ausschließlich in der Enterprise Edition verfügbar. Das bedeutet: Mit der Community Version erhältst du zwar eine leistungsfähige Basis, bestimmte spezialisierte Apps stehen dir jedoch nicht zur Verfügung.

Gleichzeitig existiert eine sehr aktive Entwickler-Community, die zahlreiche Zusatzmodule bereitstellt – teils kostenlos, teils kostenpflichtig. Diese können Funktionslücken schließen, bringen aber zusätzlichen technischen Aufwand mit sich (Installation, Updates, Wartung). Ob dieser Weg sinnvoll ist, hängt stark von deiner technischen Kompetenz und deinem Zeitbudget ab.

Vergleich Odoo Community vs Enterprise Funktionen für Finanzen, Vertrieb und Websites, Beratung durch Mavabit für E‑Commerce‑Unternehmen in Stuttgart

Kostenbetrachtung: Lizenzmodelle der Enterprise Edition

Die Community Edition ist lizenzseitig zunächst kostenfrei nutzbar – unabhängig von der Anzahl der Benutzer. Bei der Enterprise Edition fallen hingegen Lizenzkosten pro Benutzer an, wobei Odoo unterschiedliche Tarife anbietet.

Wichtig ist insbesondere der Custom-Tarif, da er die typischen Nutzungsszenarien mittel- und langfristig besser abdeckt als der einfache Standardtarif.

Der Standardtarif ist in mehreren Punkten eingeschränkt: Er gilt nur bei Nutzung der Odoo-Cloud („Odoo Online“) und schließt bestimmte Funktionen aus, etwa den Einsatz von Studio, Multi-Company-Szenarien oder eine externe API-Anbindung. Spätestens wenn du deine Prozesse stärker individualisieren oder komplexe Integrationen vornehmen möchtest, führt am Custom-Tarif in der Praxis kaum ein Weg vorbei.

Als Unternehmer solltest du die Lizenzkosten konsequent als Investition in deine Geschäftsprozesse betrachten. Rechne grob mit einem Betrag pro Benutzer und Monat, der im Verhältnis zu den entstehenden Effizienzgewinnen realistisch und gut planbar ist.

Odoo Preise 2026 Übersicht mit App‑Paketen, ERP‑Einführung durch Mavabit für Onlinehändler in Stuttgart mit Shopify, eBay und Amazon Anbindung

(Stand: 06.2026)

Wohin mit Odoo? Überblick über Hosting-Optionen

Neben der Version ist die Hosting-Strategie eine zweite grundlegende Entscheidung. Im Wesentlichen stehen drei Varianten zur Verfügung:

Eigenes Hosting auf einem externen Server oder On-Premise

Du installierst Odoo (Community oder Enterprise) auf deiner eigenen Infrastruktur oder einem gemieteten Server.

  • Vorteile: voller Zugriff auf System und Code, Installation beliebiger Drittanbieter-Apps, maximale Flexibilität bei Anpassungen.
  • Nachteile: du bist für Betrieb, Updates, Sicherheit und Backups verantwortlich, zusätzliche Kosten für Hosting und Administration (intern oder über Dienstleister).

Odoo Online (Odoo Cloud)

Verfügbar ausschließlich für die Enterprise Edition.

  • Vorteile: kein eigener Administrationsaufwand für Server, Updates und technische Infrastruktur, du arbeitest automatisch immer mit der aktuellen Odoo-Version, Hosting ist in den Enterprise-Lizenzkosten bereits enthalten.
  • Nachteile: Installation von Drittanbieter-Apps ist nicht möglich, Anpassungen am Quellcode sind nicht vorgesehen.

Platform-as-a-Service: Odoo.sh und ähnliche Angebote

Eine Zwischenform: du erhältst eine verwaltete Odoo-Umgebung, behältst aber weitgehenden Zugriff auf Code und Konfiguration.

  • Vorteile: Infrastruktur-Management wird dir abgenommen, Zugriff auf Code und Git-basierte Deployments.
  • Nachteile: zusätzliche Kosten für den Platform-Dienst, Eingewöhnungsaufwand in das jeweilige Deployment-Modell.

Entscheidung der Online Händler 365 GmbH: Enterprise und On-Premise-Hosting

Die Online Händler 365 GmbH setzt bewusst auf die Odoo Enterprise Edition, betreibt die Installation jedoch auf eigener Infrastruktur als On-Premise-System.

Statt die Odoo-Cloud zu nutzen, liegt die komplette Umgebung auf einem selbst verwalteten Server. Dadurch behalten wir die volle Kontrolle über System, Daten und Erweiterungen.

Die Entscheidung ist sowohl technisch als auch strategisch begründet. Das Unternehmen möchte Odoo eng an bestehende Systeme anbinden, eigene Module entwickeln und bei Bedarf tiefgreifende Anpassungen am System vornehmen können.

Durch das selbst verwaltete Hosting behalten wir die Hoheit über Updates, Backups, Sicherheitskonfigurationen und Performance-Tuning. Gleichzeitig können wir die Umgebung exakt an unsere Anforderungen und unsere geplante Weiterentwicklung anpassen.

Der zusätzliche Administrationsaufwand wird dabei bewusst in Kauf genommen, weil er langfristig deutlich mehr Flexibilität und Unabhängigkeit schafft.

Gerade für technisch versierte Unternehmen ist dieser Ansatz besonders attraktiv. Odoo Enterprise liefert den erforderlichen Funktionsumfang, während On-Premise das Fundament für ein individuell aufgebautes und erweiterbares Setup bildet.

Technischer Einstieg: Erste Schritte mit der On-Premise-Instanz

Der Einstieg in Odoo beginnt zwar ebenfalls über die offizielle Website, der weitere Ablauf unterscheidet sich jedoch klar von Odoo Online.

Zunächst wird ein geeigneter Server bereitgestellt, entweder als physisches System oder als virtuelle Maschine. Anschließend wird Odoo auf dieser Infrastruktur installiert und technisch eingerichtet.

Der typische Ablauf für den Start mit einer selbst gehosteten Odoo-Instanz sieht wie folgt aus:

  1. Auswahl eines Servers oder Hosting-Anbieters sowie Einrichtung des Betriebssystems.
  2. Installation von Odoo Enterprise inklusive aller benötigten Abhängigkeiten wie Datenbank, Webserver und SSL-Konfiguration.
  3. Anlegen der Odoo-Datenbank und Durchführung der grundlegenden Basiskonfiguration.

Für die Online Händler 365 GmbH stehen zunächst klassische Handelsprozesse im Vordergrund. Deshalb werden zu Beginn folgende Module installiert und aktiviert:

  • das Verkaufsmodul (Sales)
  • das Einkaufsmodul (Purchase)
  • das Lagermodul (Inventory)

Auch in einer On-Premise-Umgebung kann zunächst mit Testdaten gearbeitet werden. So lassen sich Abläufe, Einstellungen und Datenstrukturen prüfen, bevor die Instanz produktiv genutzt wird.

Basisdaten für die neue Instanz erfassen

Nachdem die Odoo-Instanz technisch betriebsbereit ist, werden die wichtigsten Stammdaten des Unternehmens hinterlegt.

  • Name des Unternehmens
  • Domain oder URL, unter der die Odoo-Instanz erreichbar ist
  • Name des Ansprechpartners
  • E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Land, Sprache, Unternehmensgröße und geplanter Verwendungszweck

Diese Informationen werden direkt in der selbst gehosteten Odoo-Oberfläche eingetragen. Nach Abschluss der Ersteinrichtung ist die Datenbank angelegt, die ausgewählten Module sind aktiv und die Instanz steht zur weiteren Konfiguration bereit.

Benutzerzugang und Rollenvergabe

Im Anschluss an die Grundinstallation werden die benötigten Benutzerkonten eingerichtet. Der Administrator legt den Hauptzugang an und vergibt die passenden Rechte für die jeweiligen Aufgabenbereiche.

Der typische Ablauf sieht dabei wie folgt aus:

  1. Anlegen des Administrator-Benutzers mit sicherem Passwort.
  2. Einrichten weiterer Benutzerkonten und Zuweisung zu den passenden Rollen oder Gruppen.
  3. Optional: Aktivierung zusätzlicher Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Für das Beispielprojekt bleibt es zunächst bei einem einzelnen Hauptbenutzer. Dadurch bleibt der Einstieg übersichtlich und die grundlegende Einrichtung lässt sich zunächst schlank umsetzen.

Erste Schritte in der neuen Odoo-Datenbank

Nach der Installation und Benutzeranlage arbeitet die Online Händler 365 GmbH bereits in ihrer eigenen On-Premise-Datenbank.

Auf dem Dashboard erscheinen die aktivierten Apps. In unserem Fall sind das:

  • Verkauf
  • Einkauf
  • Lager

Da die Instanz selbst gehostet wird, liegen sämtliche Daten auf dem eigenen Server. Testdaten und erste Workflows können jederzeit angelegt und angepasst werden, ohne von einem cloudbasierten Testzeitraum abhängig zu sein.

Was als Nächstes ansteht: Stammdaten und Grundeinstellungen

Sobald die technische Basis steht, beginnt die fachliche Einrichtung des Systems. Erst dadurch kann Odoo die reale Struktur und die Prozesse des Unternehmens sauber abbilden.

Zu den ersten Aufgaben gehören:

  • Unternehmensdaten pflegen (Firmendaten, Adressinformationen, steuerliche Angaben, Logo)
  • Stammdaten anlegen (Kunden, Lieferanten, Produkte, Preislisten, Kategorien)
  • Grundparameter konfigurieren (z.B. Währungen, Maßeinheiten, Steuersätze, Lagerstrukturen)

Diese Konfiguration schafft die Grundlage dafür, dass Angebote, Bestellungen, Lagerbewegungen und weitere Geschäftsprozesse später konsistent und effizient abgebildet werden können.

Ausblick: Von der Testphase zum produktiven On-Premise-Betrieb

In der Einrichtungsphase kann die Online Händler 365 GmbH Odoo mit Testdaten und beispielhaften Prozessen ausführlich erproben, ohne produktive Abläufe zu gefährden.

Sobald die Stammdaten gepflegt sind und die Kernprozesse stabil funktionieren, erfolgt der Übergang in den produktiven Betrieb mit regulären Enterprise-Lizenzen.

Der große Vorteil der On-Premise-Variante zeigt sich vor allem mittel- und langfristig. Integrationen zu weiteren Systemen, eigene Module und tiefgehende Anpassungen lassen sich flexibel umsetzen, ohne durch Einschränkungen einer Cloud-Plattform begrenzt zu sein.

In den kommenden Beiträgen dieser Serie geht es deshalb Schritt für Schritt um die Einrichtung von Unternehmensdaten, Stammdaten und typischen Handelsprozessen innerhalb einer selbst gehosteten Odoo-Instanz. So entsteht ein professionelles und skalierbares ERP-Setup, das sich exakt an das Wachstum der Online Händler 365 GmbH anpassen lässt.



Quellen: